进口商应如何保存一次性餐具的DDS调查文件和记录
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- 发布者
- Dalian Greenwood
- 发布时间
- 2025/9/26
概要
作为专门生产一次性木质和纸质餐具的制造商，我们经常与欧盟进口商合作，以解决 DDS（尽职调查系统）合规问题。
作为一家专注于一次性木质和纸质餐具的制造商，我们经常与欧盟进口商合作，以应对DDS（尽职调查体系）合规问题。在所有合规环节中，妥善保管DDS文件至关重要，但却容易被忽视——它不仅能帮助进口商顺利通过欧盟海关检查，还能在出现供应链风险时作为解决纠纷的关键证据。本博客将针对木质和纸质餐具的特点，详细介绍DDS文件保管的核心原则、具体要求和实用技巧。
为什么DDS文件存储对餐具进口商如此重要
对于一次性餐具（尤其是木质和纸质餐具）而言，DDS文件不仅仅是“纸质文件”，它还能证明原材料来源的合法性（例如，木材是否来自无砍伐森林，纸浆是否避免了非法采伐）以及成品的安全性（例如，木质餐具中的甲醛残留量、纸张涂层中的重金属含量）。根据欧盟法规 (EU) 2023/1115 (EUDR)，未能妥善保存DDS文件的进口商可能面临订单扣留、罚款，甚至被禁止进入欧盟市场等处罚。
核心文件存储：针对木质和纸质餐具
不同的材料需要特定的DDS文件——进口商必须对其进行分类和存储，以避免遗漏。以下是针对特定材料的清单：
餐具材质 | 必须存储的 DDS 文件 | 关键笔记 |
一次性木质餐具 | 1. 木材来源FSC/PEFC认证 2. 甲醛释放量测试报告（根据欧盟No 10/2011） 3. 伐木许可证和伐木地点 GPS 数据 4.熏蒸证书 | 突出“木材种类匹配”——确保FSC认证中的木材种类与测试报告中的木材种类一致。 |
一次性纸餐具 | 1. 纸浆来源PEFC/CFCC认证 2. 纤维原产地声明（避免非法回收纸浆） 3.重金属（铅、镉）检测报告 4. 食品接触涂层合规声明 | 存储特定批次的纸浆采购发票，以追踪供应链环节。 |
DDS文档存储的4个关键要求
欧盟法规和行业最佳实践为 DDS 文件存储设定了明确的标准——进口商必须满足以下四项要求：
1. 储存期限：至少5年
根据《欧盟药品监管条例》第18条，DDS文件必须自餐具进入欧盟之日起至少保存5年。对于长期订单，请将保存期限延长至同批次最后一次发货后2年，以涵盖潜在的上市后检查。
2. 格式：双存储（物理+电子）
• 实物副本：使用无酸文件夹将原始文件（例如，签署的 FSC 证书、原始测试报告）存放在干燥、防火的柜子中，避免褪色或损坏。
• 电子副本：将文档转换为 PDF/A 格式（以便长期阅读）并将其存储在具有访问控制（只有授权人员才能查看/编辑）的加密云平台（例如 Dropbox Business、Microsoft SharePoint）中。
3. 可追溯性：清晰的标签系统
每个文件包都应贴有唯一标识符，格式如下：
物料类型 - 批号 - 文件类别 - 入库日期
例如：“木勺 - B202405 - FSC 认证 - 2024-05-10”
这使得进口商能够在海关检查期间 10 分钟内找到特定文件。
4. 完整性：无更改或遗漏
所有文件必须保留原始签名、印章和测试数据。如文件需要更新（例如，更新 FSC 认证），请同时保存新旧版本，并附上“版本更新说明”，以证明文件的连续性。
进口商实用技巧：与制造商合作
作为餐具制造商，我们建议进口商与我们合作以优化文件存储。
对于一次性木质和纸质餐具的进口商来说，DDS 文件存储不仅仅是一项合规义务，更是业务稳定的“安全网”。通过按材料分类文件、满足欧盟的存储要求以及与制造商密切合作，进口商可以将文件管理转化为竞争优势，从而与欧盟零售商和消费者建立信任。